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助推管理模式創新:RFID圖書檔案管理市場正處于上升期

發布時間:2021-04-13 點擊數:849

當山東省17年前的高考“頂替”事件受害者陳春秀、茍晶們站出來發聲時,新聞輿論急速發酵,瞬間挑動了整個社會的敏感神經。

 

(來源:山東省紀委監委網站公示)

 

在這起冒名頂替案件中,頂替陳春秀上大學的是陳艷萍。在案件實施的過程中,陳艷萍的父親陳巨鵬通過不法手段偽造了女兒的學籍檔案,正是這起頂替案得以成功實施的一大重要原因。

 

事實上,這僅是被媒體放大的個案,據了解,同一時期遭頂替的學生多達上百人。透過這一事件可以看出,當時學籍檔案管理環節存在明顯漏洞。由于檔案天然具備敏感屬性,稍有差池往往牽連甚廣,因此,檔案的規范管理是極其重要的事情。

 

隨著人們信息安全意識的不斷提高,越來越多信息手段被用來填補檔案管理環節的漏洞,以RFID技術為核心的現代化圖書檔案管理方式已經獲得廣泛接受,在圖書檔案存儲、查詢、借閱、歸還、防盜等場景中發揮著重要作用。

 

01、引入RFID信息化手段 大幅提升圖書檔案管理水平

 

按照以往的管理方式,在檔案入館后,首先需要進行分類、排序,并去裝釘,然后由人工撰寫檔案盒的相關信息,最后由管理人員手工抄寫檔案目錄,并將目錄連同檔案一起封裝入檔案盒內。

 

隨著國家及企事單位的各種信息檔案資料數量逐日增多,檔案的種類日趨多樣化,紙質信息存儲量迅速膨脹。

 

實體檔案有自身的特殊性和復雜性,以往管理方式遇到的問題可以概括為:檔案密度大、數量多、擺放亂、種類雜等。隨著檔案資料數量的迅速爬升,衍生出越來越復雜的管理程式,單憑人力管理檔案的弊端也更加凸顯出來。

 

目前,檔案管理已經分化出檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究、檔案提供使用等環節,每個環節都需要針對性的作業。

 

使用RFID技術進行檔案管理后,無需打開檔案袋,通過無線數據讀取就可以在電腦屏幕上顯示出盒內檔案的具體名目、數量、檔案摘要等信息,管理過程可以免去上述環節中大量人力消耗,大大提升了管理水平。

 

 

02、RFID系統需注重與場景需求的適配性

 

基于RFID技術的檔案管理系統對環境因素比較敏感,因此,一些細微之處都可能影響到標簽的讀取效率。比如,在檔案庫房中,密集架鐵板是干擾RFID信號的首要因素,如果將標簽直接貼在鐵質檔案實體上,就會明顯影響讀取率。

 

針對上述情況,需要對讀取器參數及標簽芯片進行修改、測試,使它們更加匹配,從而有效解決這方面的問題。

 

為了優化讀取效果,還可以就RFID標簽位置、距離進行精細調整??紤]到實際應用中多讀寫器、多標簽環境下的信號沖撞干擾問題,需要對不同型號、不同參數的設備進行比對試驗。因此,讓系統適配到最佳狀態是一個復雜的精細活。

 

從大體上看,圖書管理與檔案管理有著很高相似性,但二者又有所區別,主要在于前者具備更強開放性,后者則更為私密。

 

受限于技術條件等客觀因素,傳統圖書管理多采用封閉式管理,從采到編均采用手工方式操作,容易出現一些“死書”現象,圖書的流通效率十分低下。

 

目前,在國內高校、公立圖書館中RFID的應用已經非常普及。RFID無接觸數據采集方式大大提升了管理作業效率,同時也實現了流通過程中的動態化管理。

 

RFID讀寫器可以同時從多個RFID標簽中快速讀取包括貨位信息、圖書檔案內容摘要信息等多項相關數據信息,一些讀寫器甚至可以每秒讀取200個標簽的數據,這比傳統掃描方式要快超過100倍。

 

03、RFID圖書檔案管理市場正處于上升期

 

回顧國內圖書檔案管理的歷史,經歷了從人工到條碼,再到RFID管理的演變過程。在這個過程中,圖書管理也從傳統的封閉式管理模式走向更現代化的開放式服務模式,給讀者帶來了很大便利,也大大提高了文獻資源的利用率。

 

事實上,自2006年開始,國內就已經開始有不少公共圖書館和高校圖書館嘗試使用RFID技術來管理圖書。根據市場統計的結果,目前國內大型圖書館中RFID技術滲透率已經達到50%以上,且大部分高校圖書館均已采用RFID管理系統。

 

國內圖書館應用市場大體上可以劃分為公共圖書館、高校圖書館、中小學圖書館和流動自助圖書館幾大類??傮w來看,這些圖書館中采用高頻RFID方案與超高頻RFID方案的都不在少數。

 

此外,《中華人民共和國公共圖書館法》也于2018年正式實施,其中規定縣級以上人民政府應當設立公共圖書館,該政策有望帶來圖書館RFID應用增量市場。

 

此外,由于政府大力推動全民閱讀,公共圖書館的信息化建設發展迅速,包括城市書房、24小時自助圖書館等新型圖書館形態也在大量涌現??傮w而言,現有圖書館對RFID技術的引入,以及不斷增加的新建圖書館均會給RFID應用帶來市場增量。

 

根據國家統計局發布數據,2019年全國共有公共圖書館3196個,比上年末增加20個,圖書總藏量約為11.2億冊,比上年末增長7.3%。此外,我國高校圖書館總數在3000家左右。

 

近年來,RFID在檔案管理市場增長十分亮眼,主要包括政務部門、中大型企業、銀行、醫院、院校等,其中占比與增長最大的均是檔案館。

 

由于國內從國家到各省、市、縣均設有檔案館,因此,國內檔案管理領域依舊有很大存量市場。

 

與圖書市場類似,在檔案管理中應用高頻RFID和超高頻RFID方案的也都不少,總體而言,超高頻RFID的占比相對更高一些。

 

通過兩種頻段的對比可以找到背后的緣由。

 

高頻RFID在單位時間內讀取標簽的數量少,但信號屏蔽性好,因為不會受金屬柜體的影響;超高頻RFID在單位時間內讀取的標簽數量大,但需要解決金屬屏蔽性問題。因此,應用時應該根據實際需求選擇合適方案。

 

目前,檔案管理市場正處于快速上升期,最大的應用方是全國各地的檔案館,一方面舊有檔案館正快速切入RFID應用,另一方面新建檔案館的數量也不少。

 

據國家統計局數據統計,2019年我國現有各級各類檔案館共4234個,同比增加2.4%,其中綜合檔案館3337個,館藏檔案8.29億卷(件)。

 

進入數字化時代,越來越多傳統圖書館正在逐漸轉型為智慧圖書館,檔案館轉型為智慧檔案館,使得管理模式更加安全和高效,服務模式更加多元開放。

 

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